Wybór dostawcy, umowa, realizacja

ContractXS

Ha! Startujemy z projektem. Będziemy mieli nowy system. Jeszcze tylko przetarg, rozmowy i zaczynamy. Wybór dostawcy, umowa, realizacja. Naturalny porządek rzeczy. To co teraz? Spisujemy wszystkie wymagania. Ogłaszamy światu, że szukamy dostawcy. Spływają oferty, krótka lista, rozmowy z handlowcami i ich dyrektorami. Negocjacje cenowe zadowalające. Stała cena ustalona. Wszyscy uśmiechnięci. Jeszcze tylko dobra umowa (bo to prawie gwarancja sukcesu). I zaczynamy. Potem już tylko…

Tak można by rozpocząć Baśń o projekcie. Trudniej jednak wyobrazić sobie końcówkę i wszyscy żyli długo i szczęśliwie.

To jeszcze raz. Naturalny porządek rzeczy. Spisujemy wszystkie wymagania.

Wszystkie wymagania

No tak. Trzeba je spisać. Tak aby o niczym nie zapomnieć, bo potem będzie problem. Ale jak? Jak to jak? Dajemy naszym ludziom zadanie. W szablonie ekselowym tworzymy wzór opisu. Uczymy, tych co jeszcze nie brali udziału w takim przedsięwzięciu, co to ten SMART. Jeśli idziemy w nowym duchu, to możemy i jakiś beklog wprowadzić i wyszkolić ludzi w stosowaniu formułki jako, trzy kropki chcę, trzy kropki, tak aby trzy kropki. Ludzie znają swoją robotę, to napiszą co trzeba. No co? Jakoś trzeba. Projekt nietrywialny to i wymagań sporo. Przeglądy, akceptacje. W końcu można wysłać zapytanie ofertowe.

Po drugiej stronie panika. Jest potencjalny kontrakt, mamy 126-stronicowy dokument, czytamy, więcej pytań, niż odpowiedzi. No, ale jakąś ofertę trzeba przygotować. Staramy się o spotkanie.  Od nas 6 osób, od nich 8. Bite sześć godzin nasiadówki. Wszystko grzecznie. Zadajemy zapytania. Odpowiadają. Jest wrażenie, że nie wszystko zostało ustalone po ich stronie. Dużo ze sobą dyskutują. Ale w końcu odpowiedzi są. Spisujemy notatkę. Uwzględniamy w ofercie.

Klasyka. O czym tu pisać?

No dobrze, a gdyby tak inaczej? Dlaczego wszystkie wymagania? Skąd my mamy je znać? A tak w ogóle, to co znaczy wszystkie? Przecież po to robimy projekt, by ustalić co ma być robione. Gdybyśmy to wiedzieli, to zakres projektu byłby o połowę mniejszy. W taki razie, co? Może na przykład cel długoterminowy, jaki chcielibyśmy osiągnąć po wdrożeniu efektów projektu? To może ukierunkować sposób myślenia potencjalnych dostawców o przedsięwzięciu. Ale dlaczego taki cel chcemy osiągnąć? To może poprzedźmy go opisem sytuacyjnym, szansami jakie widzimy, zdiagnozowanymi zagrożeniami i oceną stanu naszej organizacji względem tych czynników. To może jakoś pomóc w ocenie skali przedsięwzięcia. Kluczowe pojęcia. To jeszcze dobrze byłoby zdefiniować, bo jesteśmy trochę specyficzni i nie chcielibyśmy, aby dostawcy nas źle zrozumieli. Można by też opisać cele projektu, jakie naszym zdaniem należałoby osiągnąć przed rozliczeniem prac. Gdyby je uzupełnić o produkty, które naszym zdaniem należałoby wytworzyć, to też moglibyśmy troszkę rozjaśnić dostawcom, co nam po głowie chodzi. Ha! To krok dalej, napiszmy, czym naszym zdaniem te produkty powinny się cechować. Na przykład, Zoptymalizowany proces sprzedażowy. Wiemy, że ma maksymalizować cross-selling różnych linii produktowych. Wiemy, że ma być oparty o bliskie relacje z klientem. Dlaczego? No właśnie, to jeszcze dodajmy uzasadnienie – ano dlatego, że dzięki bliskim relacjom, dużo szybciej poznajemy prawdziwe potrzeby i jesteśmy w stanie zaoferować od razu usługę, na którą klient czeka.

No zaraz, zaraz. Ale na podstawie czegoś takiego, dostawca nie zbuduje nam syste…eeee… Ale, to nie jedyny produkt, który chcemy wytworzyć. Tak wynika z tej krótkiej analizy, którą wykonaliśmy. Ale numer! No dobra, to uzupełniamy informacjami o kluczowych interesariuszach, ograniczeniach przedsięwzięcia i ślemy zapytanie. Po drugiej stronie kilka osób zapoznaje się z 15-stronicowym opisem. Umawiają się na spotkanie. Po ich stronie 3-osoby. Po naszej trzy. Wyjaśniamy cel inicjatywy, aby obydwie strony miały jasność. Czekamy na ofertę.

Wybór dostawcy

Po czterdziestu pięciu dniach, zgodnie z podanym terminem, wpływają oferty. Nie jest źle – mamy czterech oferentów. Wszystkie oferty, punkt po punkcie, odnoszą się do naszych wymagań. Jedni to się postarali – dostaliśmy 620 stron! Uwzględnili nawet niskopoziomowe szczegóły technologiczne. Trochę nam ten Oracle nie leży, ale to się dogada. Wysłaliśmy oferty do technologów – Ci jak zwykle mieszają. Jeszcze się projekt nie zaczął, a już tysiąc pytań. Choć z drugiej strony, jak teraz nie ustalimy wszystkiego, to potem będą zmiany, przesunięcia terminów. Dobra, robimy serię spotkań. Niech Wszyscy, Wszystko wyjaśnią.

Technikalia wstępnie dograne. Uwzględniliśmy cztery warianty. Na wszelki wypadek. Mamy w propozycji zawarte trzy tygodnie analizy. Dostawca oddeleguje dwóch analityków, to pewnie i to finalnie ustalą. Nic to, terminy gonią, negocjujemy umowę. Łatwo nie jest, bo dostawca mówi, że w zależności od wariantu, koszty mogą być rożne. Nasi prawnicy nie zgadzają się na wariantową umowę. Mówią, że dostawca musi zdecydować ile chce kasy. Ryzyko musi wliczyć jakoś w ofertę. Strasznie się to wszystko przeciąga, a ludzie już czekają na rozpoczęcie. Jest. Cena ustalona. Termin też – za dwa i pół roku produkt będzie na produkcji. Wszystkie jedenaście modułów. Umowa podpisana. Zaczynamy. Nie łatwo wybrać dostawcę. Ale inaczej się nie da.

A gdyby jednak inaczej?

Oferta przyszła. 50 stron. Wygląda na to, że całkiem sporo czasu ma zostać poświęcone na analizę. Dostawca chciałby przedyskutować z każdą ze spółek produktowych aktualny kształt procesów z zakresy marketingu, sprzedaży oraz, co dziwne, dostarczania produktów. Ciekawe po co? Do późniejszej decyzji pozostawia konieczność jawnego naszkicowania procesów aktualnych. W ofercie są wzmianki o ujednoliceniu podejścia do oceny atrakcyjności klientów. Gdyby udało się opracować wspólne podejście, wówczas opcjonalnie elementem architektury IT stanie się system do automatyzacji reguł decyzyjnych. Podobnie zresztą jest z systemem do automatyzacji procesów. Można go brać pod uwagę, ale ostateczny kształt procesów i wynikające z tego wymagania wskażą na zasadność jego zastosowania. Zresztą, wykonawca nadmienia, że z racji krytyczności projektu i tworzonego rozwiązania IT, będzie chciał się zapoznać z całą architekturą IT naszej firmy, aby tak dobrać składowe rozwiązania, by były z nią zgodne. Elementem rozważań na etapie analizy będzie także docelowa struktura organizacyjna. Może się bowiem okazać, że zasadna okaże się centralizacja marketingu w ramach jednego działu, z którego będą oddelegowywane osoby do poszczególnych spółek. Odpowiedzialność za marketing byłaby jednakże utrzymywana w jednym miejscu. Być może wpłynie to jakoś na system CRM, który jest już wdrożony w każdej ze spółek. Dostawca wspomina także, że być może analizie powinny zostać poddane procedury reklamacyjne – one także mogą wpływać na efektywność procesów sprzedażowych.

Elementem oferty jest zestaw ról, jakie wystąpią po stronie dostawcy oraz oczekiwania wobec kompetencji nas – zamawiających. Dziwne. To my zamawiamy, a tu oczekiwania w drugą stronę. Chcą, abyśmy potrafili odnieść się do modeli procesowych. Oczywiście gwarantują dostępność swoich analityków – tytułują ich procesowymi – ale oczekują także zrozumienia diagramów po naszej stronie. Będzie architekt rozwiązania IT, wiodący analityk biznesowy, analitycy od poszczególnych rodzajów systemów, główny projektant, programiści. Analiza ma być prowadzona w sposób facylitacyjny – mamy dzięki temu mieć większy wpływ na kształt rozwiązania. Efekty analizy biznesowej od pewnego momentu mają być korelowane z architekturą rozwiązania IT. Tutaj także mają być prowadzone facylitowane warsztaty z naszymi architektami. Strasznie tego dużo. Nie wszystko rozumiemy. Co ciekawe, w ofercie jest zapis, że czas trwania etapów analizy jest w dużej mierze uzależniony od wspólnego tempa prac, którego na tym etapie nie da się oszacować. Jak to?! Oferta Time & Materials?! Choć z drugiej strony, przypominając sobie wcześniejsze projekty na Fixed Price, przez gardło nie przejdzie określenie łatwo i przyjemnie. Może jeśli będziemy kontrolowali przebieg prac, to takie podejście będzie lepsze? Ale jak to kontrolować? Nigdy tak nie pracowaliśmy?

Inspektor nadzoru inwestorskiego

Ale że co? Zatrudnić osobę z zewnątrz? Do kontroli zewnętrznej firmy? A jak się dogadają? [przyp. I to jest ten trudny i kluczowy moment tej historii. Dotykamy bowiem roli, w którą wcielić się powinny osoby cechujące się się zarówno bardzo wysokimi kompetencjami jak i wysoka etyką. O tym za chwilę.]

No dobrze, na budowach często taki model się sprawdza. To może i u nas się sprawdzi. Ale co miałby robić?

Co miałby robić? Pomoc w wyborze dostawcy

Z moich obserwacji wynika, że zamawiający najczęściej jako dostawcę usług traktują firmę. I to jest fundamentalna pomyłka. Projektów nie realizuje firma lecz ludzie. Oczywiście, najczęściej ludzie Ci są kierowani do pracy przez firmę, która kontrakt zdobyła, co nie zmienia faktu, iż nie firma prace będzie prowadzić. Drobna zmiana sposobu myślenia, która w ogromny sposób może zaingerować w sposób wyboru dostawcy.

W przypadku firmy, co najczęściej sprawdzamy? Stabilność finansową, referencje, certyfikaty kluczowych członków zespołu. Stabilność finansowa może wynikać z tak wielu czynników, nieistotnych dla naszego przedsięwzięcia, że ciężko na jej podstawie wnioskować, czy firma sobie poradzi, czy nie. Referencje. Zdobyte przez jakieś osoby w jakimś projekcie. Nie ma gwarancji, że te osoby jeszcze w firmie pracują. Certyfikaty. Mówią jedynie tyle, że osoba wie, co powinna umieć. Pytanie, czy to umie? Weźmy na analityczny przykład certyfikat OCUP. Poniższa tabela prezentuje zakres materiału z zakresu języka UML 2 objętego certyfikacją na poziomie Intermediate. Co z niej wynika? Ano to, że osoba zna język UML 2 w tym zakresie. Certyfikat nie daje odpowiedzi na pytanie, czy potrafi zastosować UML z tego zakresu do poprowadzenia prac analitycznych. Oczywiście, fakt że osoby posiadają certyfikat, oznacza, że w jakiś sposób inwestują w swój rozwój. Ale to niestety warunek konieczny a nie wystarczający z punktu widzenia naszych rozważań.

OCUP

Zakres materiału objętego certyfikacją OCUP 2 IntermediateLevel

Czego natomiast można oczekiwać od firmy? Metodyki. I tego, że znają ja ludzie, którzy będą oddelegowani do pracy w naszym projekcie. A ludzie, to kompetencje. Konkretna osoba, konkretna weryfikacja.

Czyli, co weryfikować? Metodykę? Ludzi? Przecież to jakaś abstrakcja? A może nie. Zapytajmy inspektora.

Aaaaa. Czyli elementem oferty ma być opis metodyki, jaka będzie zastosowana w naszym projekcie? Hmmm. No może. A jeśli napiszą, że metodyka będzie dynamicznie ustalana w trakcie prac? Albo, że jest to tajemnica firmy? Że co? Że to znaczy, że jej nie mają? Że, gdyby mieli, to by napisali? To nie jest oddanie własnej pozycji rynkowej innym? Nie nauczą się w tydzień, miesiąc, rok? Taaaak? To się latami wypracowuje? Czyli naciskać? Taaak? Ale dalej nie chcą? Halllo, nie słyszę panie inspektorze? Że co? Nie brać pod uwagę? Hallo! Haaaaaalo!

Napisali. Niektórzy. Przeglądamy. Razem z inspektorem. Nie rozumiemy, dopytujemy, analizujemy, dopytujemy. Brzmi sensownie. Zresztą, widać po wyniku. Kryteria oceny były wszystkim znane. Ci wypadli najlepiej. To co – mamy dostawcę? Nieeee?! Jak to nie? Mają metodykę. Sam pan mówił. Rozmawiamy dalej ze wszystkimi, którzy są powyżej minimum?

Aaaaaa…niech przyślą ludzi. No i co my z nimi zrobimy? Warsztaty? Jakie warsztaty. Przecież dopiero szukamy dostawcy. Aaaaa, takie przykładowe? Ile? Dwa? Trzy? Aaaaaa…jedne z analizy biznesowej, drugie z czego? Z analizy systemowej? Nie można w jedną analizę? Nie? To rożne analizy? Aaaaaa….inni ludzie będą uczestniczyć. Od nich? I od nas tez? Tak? System, biznes…jasna sprawa. Scenariusze napisać? Aaa, że niby od nas wiedzę muszą wyciągnąć? Nie podpowiadamy? A jak nie wyciągną? Znaczy, że słabo. No fakt, jak nie wyciągną na warsztatach to dlaczego mieliby wyciągnąć w projekcie. Dobrze, to my zaczniemy opisywać jakiś nasz problem. Mówi pan, że z jakiegoś zrealizowanego projektu? Słusznie. To będzie rzeczywisty przykład – łatwiej się będzie odnaleźć. Weźmy ten od samochodów. Tam były niezłe analizy. Szkoda, że post factum.

Trochę się zdziwili dostawcy. Jeden napisał, że oddeleguje ludzi, jak będzie miał kontrakt. No trudno. Odpadł. Dwie firmy się zgodziły. Jedna napisała, że to bardzo ciekawy pomysł. Spotykamy się z nimi siedemnastego listopada. Na trzy dni. W naszym ośrodku szkoleniowym w Ustce.

Zimno jak czort. No ale czego oczekiwać po listopadzie nad morzem. Spotykamy się o poranku. Handlowiec dostawcy jakiś spięty. Ale merytoryczni całkiem okej. Zaczynamy. Początek trudny, bo handlowiec rozpoczął od slajdów o firmie. Nic to, pół godziny i przejdziemy do konkretów.

Podzieliliśmy się na grupy, tak jak zaproponowali merytoryczni. Jedni dostali jako wsad opisane wczoraj procesy aktualne. Drugich poproszono, aby się zupełnie odcięli od tego, co jest, tylko pomyśleli jak taki proces mógłby wyglądać w świecie bez ograniczeń. Dziwny pomysł. Zawsze są jakieś ograniczenia. Ale co tam, mówią, to mają. Poszliśmy po zupełnej bandzie. Gdyby finansowy zobaczył, jak to zaplanowaliśmy, to by nas wszystkich…eeee…pozwalniał. Zostały dwie godziny dzisiejszych warsztatów. Siadamy razem. Pokazujemy nasze rozwiązania. Kurcze, dwa światy! I co , mamy teraz znaleźć odpowiedniki? W sumie, są. Ci z pierwszej grupy mówią, że tak się skoncentrowali na tym, co jest, że nawet nie pomyśleli, że można inaczej. Nieee, no nieźle to wygląda! Kurcze! Ale jazda! Gdybyśmy to wymyślili w poprzednim projekcie to teraz mielibyśmy jeden problem z głowy. Ha! To o to im chodziło z techniką Blue Sky! Niezłe, niezłe. Wcześniejsza firma nam tego nie pokazała.

W ogóle chłopaki są fajne. Otwarci. Wczoraj wieczorem jeden nam opowiadał, jak to było, gdy się certyfikował w Szkocji, Magiel miał niezły. Zresztą widać, że pozostali liczą się z jego zdaniem. Pamiętasz jak on ma na imię? Wszyscy do niego mówią Krokodyl. Adam? No fakt, jest w materiałach.

I jak panie inspektorze? Druga firma lepiej wypadła? Nasze oceny wyraźnie wskazują na drugą? Arkusz oceny, też. To co? Okej, idziemy w kierunku drugiej.

Co miałby robić? Pomoc w stworzeniu umowy

Prawnicy przygotowali umowę. Wzorowali się na poprzednich ,ale mieli sporo wątpliwości odnośnie zapisów, które wymagają naszej bieżącej oceny sposobu prowadzenia prac. Boją się, że dostawca będzie ciągnął analizy w nieskończoność. Tak, tak, wiem, że to w dużej mierze od nas zależy. Ale chyba tak jest fair. Jak będziemy zwlekali, to mamy większe koszty i późniejsze wdrożenie. Ale co to dostawcę? Aaaa, płatność jest po odbiorze prac. No tak. I jeszcze arkusz oceny jakościowej produktu? Całego? Aaaa, wszystkich produktów projektu? Znaczy się, rodzajów produktów? Czyli co? Określimy kiedy uznamy, że proces jest ukończony? I przypadek użycia? I model bazy danych? No dobra. I jeszcze korelacje? Nie do końca czuję, ale jeśli pan ogarnia temat, to jest okej. Przygotujemy to? Taaak? Razem z dostawcą? To będzie załącznik do umowy? W sumie, niezły pomysł. Metodyka też będzie załącznikiem? Aaaa…no tak, na to się umawiamy.

[Minął tydzień]. Mamy problem z tym pańskim przypadkiem użycia. Aaaa, wie pan o tym? Adam jutro będzie u nas? Spoko. Dogadamy się. Okej, pamięta pan, że ja mam jutro wolne. Widzimy się w poniedziałek.

Realizacja

Każdy z opisanych powyżej scenariuszy jest troszkę uproszczony –  za zadanie miał zilustrować problem. Żaden ze scenariuszy nie gwarantuje sukcesu. Natomiast każdy z nich w inny sposób zarządza ryzykiem. Pierwszy, iluzorycznie, stałą ceną. Ale wiadomo, że cena stała, w przypadku problemów, nie będzie ceną ostateczną. Udowadnianie winy (czas, koszty), ciąganie się po komitetach sterujących (czas, koszty), aneksy (czas, koszty), szukanie nowych dostawców (czas, koszty)… Drugi, zrozumieniem, że na początku nie można dokonać ustaleń końcowych i w konsekwencji, zweryfikowaniem dostawcy i bieżącym zarządzaniem pracami. Zaoszczędzamy w dużym stopniu na wyszukiwaniu (często, oczywistych) powodów opóźnień. Zmniejszamy ryzyko zamiatania problemów analitycznych pod dywan (analityk trafił na trop, który należałoby podążyć, ale ponieważ nikt nie zauważył, a czas nagli, to udajemy, że nie słyszeliśmy) i tym samym, wypracowania nieoptymalnego produktu. Ryzykujemy tym, że nie sprawdzi się inspektor. Niezależnie, czy osoba jest zewnętrzna, w stosunku do inwestora, czy nie (choć praktyka pokazuje, że w dużych firmach ciężko znaleźć odpowiednią liczbę osób o szerokiej wiedzy z zakresu procesów produkcyjnych) – na jej barkach spoczywa spora odpowiedzialność za sprawność prowadzonych prac. W zależności od sytuacji, inspektor może nie tylko kontrolować dostawcę, ale także doradzać. Choć w tej sytuacji należy zachować szczególną ostrożność, by nie utracić odpowiedzialności za wytwarzane produkty.

Nic nie stoi, oczywiście, na przeszkodzie, by w pierwszym scenariuszu zweryfikować dostawcę i zatrudnić inspektora. Troszkę to zmniejszy ryzyko, aczkolwiek paradygmaty współpracy są na tyle rożne, że moim zdaniem, fundamentalnych różnic nie uzyskamy.

Proponuję jakieś nowe podejście? Nie. To wszystko już było. Ale, jak to zwykle bywa w historii, te same koncepcje, dylematy wracają raz po raz pod innymi nazwami. Szczególnie teraz warto o tym pamiętać, gdyż popularny edżaj, ten stary i nietrywialny problem, próbuje rozwiązać trywialnymi metodami opisanymi w rożnej maści manifestach. Z drugiej strony podejścia waterfall są temu przeciwstawiane, jako te, które są nieelastyczne, nierealne i niepraktyczne. Wygląda jak wybór między rakiem a cholerą. Ale tak nie jest. Pośrodku jest zdrowy rozsądek i złożona rzeczywistość. Powyższa propozycja próbuje iść w tym kierunku. Niezależnie od sztandaru pod jakim idziemy, nie uciekniemy od problemu kompetencji zespołu (umiejętność pracy wspólnej, kultury), kompetencji poszczególnych jego członków (kompetencje w ramach reprezentowanej w procesie produkcyjnym roli), umiejętności zorganizowania wielu rożnego rodzaju prac wokół metodycznego kręgosłupa (połączenie różnorodności produktów, różnorodności ról, osi czasu w jeden spójny ciąg) oraz umiejętności zarządzania i kontroli procesu produkcyjnego (wychodząc z założenia, że zespół jako taki, sam siebie, jako takiego, raczej nie skontroluje i nie pozarządza). I o tej ostatniej umiejętności nie zapominajmy. Jest bardzo ważna.

Oczywiście, pojawia się pytanie jak znaleźć dobrego inspektora (nie zawsze jest to jedna osoba). Prostej odpowiedzi nie mam. Ale szukać warto.

Ilustracja wpisu – https://pl.freepik.com/darmowe-zdjecie/szczęśliwy-dojrzały-prawnik-wskazuje-przy-podpisu-miejscem-na-kontrakcie-dokumentuje-z-piorem_3140714.htm. Designed by Freepik


Licencja Creative Commons
Ten utwór jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa – Bez utworów zależnych 4.0 Międzynarodowe.